各二级学院（部、中心）、机关各部门、直属单位：

     2016年度形成的文件材料归档工作即将开始，为了确保学校在教学、科研、行政管理等工作中形成的文件材料完整、准确、系统地归档，更好地为学校建设和发展提供服务，请各部门务必重视档案归档工作，全面收集、整理。现将归档工作有关事宜通知如下：

一、归档时间

自通知之日至5月20日前，各单位（部门）认真收集整理需要移交的文件材料，详细归档时间见附表一，如有特殊情况不能按约定时间归档的，请提前与档案馆联系；各挂靠部门的档案材料请移交至所属处室一起归档，如有特殊情况，也请提前与档案馆联系。

二、归档范围：

1.各部门(含安吉校区)在实际工作中形成的对今后工作具有查考价值的重要材料，能正确反映本部门的主要业务工作情况，可以是纸质、视频、照片、实物等不同载体。

2.各部门业务管理系统的备份数据（每个学期末备份一份，并刻录光盘）

详细归档范围及说明请见浙科院档案馆主页——业务指导栏 （http://dag.zust.edu.cn/newslist.asp?classid=31&fclassid=1）

三、归档要求

1.各部门负责人应督促、协调本部门兼职档案员全面收集，认真整理和移交本部门的材料。各兼职档案员在通知规定的时间里及时按要求整理归档材料，登录学校档案管理系统临时库做好条目。

2.初步完成整理和条目录入后，请与档案馆联系，待档案馆审核后正式递交目录和档案材料。并填写《综合档案移交清单》和《备考表》，经部门负责人审核签字后移交档案馆。

3.根据档案管理“存量数字化”、“增量电子化”的要求，无秘级（无保密要求）的文件请点击“全文”上传电子文件。

4.组织部、人事处形成的人事档案材料，请根据中组发〔2009〕12号《关于印发干部人事档案材料收集归档规定的通知》、《关于做好文件改版及干部人事档案有关工作 的通知》（组通字〔2012〕28号）文件精神，在人事材料形成之日起一个月内按要求移交档案馆。

归档工作中如有疑问请及时联系，电话（85070079，85070023）、QQ群（群号：13228678）。